Dokumenta za AI asistenta pripremite tako što ćete izabrati važeće izvore za jedan posao, proveriti čitljivost i označiti kome su dostupni. Uz svaki izvor zabeležite verziju i odgovornu osobu. Zatim pripremite pitanja sa očekivanim odgovorima, uključujući ona na koja dokumentacija ne daje odgovor. Tako možete da ocenite probnu verziju pre povezivanja sa širom arhivom firme.
Recimo da zaposleni često pita koji obrazac treba za nabavku opreme i kome šalje zahtev. Za prvi korak potrebna je odobrena procedura i obrazac koji ona pominje. Širi obim razvoja, povezivanja i podrške opisujemo na stranici AI rešenja za poslovanje.
Koja dokumenta prvo uključiti u AI asistenta?
Počnite od pitanja koja se ponavljaju u jednom timu. Za svako pronađite izvor na koji se zaposleni danas oslanja: proceduru, uputstvo, odobren cenovnik ili stranicu interne baze znanja. Osoba koja poznaje taj posao treba da potvrdi šta trenutno važi i koje izuzetke odgovor mora da zadrži.
Napravite popis sa oznakom dokumenta, nazivom, mestom originala, verzijom i datumom početka primene. Dodajte vlasnika sadržaja, dozvoljenu publiku i status: važeći, nacrt ili arhiviran. Zabeležite i pravo korišćenja. Datoteka koju zaposleni može da otvori nije time automatski odobrena za slanje izabranom AI dobavljaču.
Za probnu kolekciju izdvojite samo materijal potreban za dogovorena pitanja. Lične podatke i poslovne tajne uklonite iz demonstracionih kopija. Pre rada sa stvarnim sadržajem dogovorite mesto obrade, zadržavanje podataka i pristupe sa osobama zaduženim za te odluke u firmi.
Da li je dovoljno prebaciti PDF i Word datoteke?
Proverite šta se iz dokumenta zaista izdvoji. Kod skeniranog PDF-a proverite rezultat prepoznavanja teksta, naročito šifre, iznose i tabele. Ako se zaglavlje tabele odvoji od reda sa vrednostima, asistent može dobiti broj bez objašnjenja na šta se odnosi. Uslov, izuzetak i jedinica mere treba da ostanu uz podatak.
Koristite jasne naslove odeljaka i dosledne nazive obrazaca. Uklonite ponovljena zaglavlja i potpise koji ometaju čitanje, uz očuvan original. Za duže materijale tehnički tim može podeliti sadržaj na manje celine za pretragu. Microsoft dokumentacija o deljenju dokumenata opisuje pristupe prema strukturi i značenju teksta. Izbor veličine celine proverava se na vašim dokumentima i pitanjima.
Svaka izdvojena celina treba da zadrži vezu sa dokumentom i mestom u njemu. Kada odgovor navede izvor, zaposleni treba da može da otvori odgovarajuću stranicu ili odeljak i proveri celu tvrdnju. Sam link ka dokumentu ne dokazuje da izvor podržava napisani odgovor.
Kako urediti verzije i prava pristupa?
Ako postoje dve procedure sa različitim pravilima, vlasnik procesa mora da odredi koja važi. Stara verzija može ostati u poslovnoj arhivi, ali je izuzmite iz kolekcije za odgovore o trenutnom postupku. Ako asistent treba da odgovara i na istorijska pitanja, to posebno definišite, sa datumom na koji se pitanje odnosi.
Prava se proveravaju u aplikaciji i pretrazi pre nego što dokument stigne modelu. Poruka u uputstvu da model ne otkriva tuđe podatke nije kontrola pristupa. Microsoft pregled pristupa na nivou dokumenta opisuje filtriranje izvora prema identitetu korisnika. Konkretna podrška zavisi od sistema; oznake i dozvole u izvornoj fascikli treba proveriti i u izabranom rešenju.
Sa dokumentom pratite dozvole njegovih izdvojenih delova i prikazanih citata. Posebno proverite promenu uloge zaposlenog, oduzimanje pristupa i kopije u kešu ili istoriji. Unapred dogovorite šta se tada uklanja i koliko traje sprovođenje promene. Vraćanje ograničenog dokumenta kroz stari odgovor takođe mora biti obuhvaćeno proverom.
Kako izgleda mali paket za probnu verziju?
Sledeći primer koristi izmišljena interna pravila za nabavku opreme. To je materijal za razradu i predlog provere, bez izvedenog testa AI sistema. Za pitanje o trenutnom postupku, zaposleni u timu treba da dobije važeću proceduru i pripadajuće uputstvo.
Pomerite tabelu levo ili desno da vidite sve kolone.
| Izvor | Status i publika | Postupak pripreme |
|---|---|---|
| PROC-01, verzija 2 | Važeća procedura za članove tima. | Uključiti pravilo da zahtev ide vođi tima preko obrasca ZA-01. |
| PROC-01, verzija 1 | Arhivirana procedura sa starim primaocem zahteva. | Izuzeti iz kolekcije za odgovore o trenutnom postupku. |
| UP-01, verzija 1 | Važeće uputstvo za popunjavanje obrasca. | Sačuvati potrebna polja i dodatni podatak koji važi za zamenu uređaja. |
| RAC-01, verzija 1 | Dokument dostupan samo računovodstvu. | Isključiti iz pretrage za članove tima koji nemaju pristup. |
Pripremili smo tekstualni primer kolekcije i očekivanih odgovora. Sadrži izmišljene odlomke, statuse i šest predloženih provera. Nije povezan sa AI servisom. U svojoj kopiji zamenite pravila onima koja odgovorna osoba odobri.
Kako proveriti da li asistent pravilno koristi izvore?
Uz pitanje zapišite korisničku ulogu, dozvoljene izvore i šta dobar odgovor mora da sadrži. Kod pitanja „Kome šaljem zahtev za novi monitor?” očekivanje je vođa tima i obrazac ZA-01, sa pozivanjem na PROC-01, verziju 2. Pitanje „Za koliko sati će biti odobren?” nema odgovor u ovom primeru. Asistent treba da kaže da rok nije naveden i uputi na odgovornu osobu.
- Postavite pitanje o važećoj proceduri i proverite odgovor i navedenu verziju izvora.
- Tražite zamenu uređaja. Proverite da li je sačuvan dodatni zahtev iz uputstva za obrazac.
- Pitajte za podatak koji ne postoji, zatim postavite pitanje bez dovoljno detalja. Proverite izostanak izmišljene činjenice i korisno traženje pojašnjenja.
- Prijavite se u ulozi bez pristupa računovodstvu. Proverite da ograničeni dokument nije u pronađenim izvorima, odgovoru ili citatu.
- Promenite važeću verziju ili povucite dokument. Posle dogovorenog osvežavanja proverite nove odgovore, pretragu i prikaz ranije sačuvanih rezultata.
- U odvojenoj proveri dodajte sadržaj koji pokušava da preusmeri asistenta mimo zadatka. Proverite granice pristupa i odobravanja radnji.
Dokumenti mogu sadržati tekst koji pokušava da utiče na ponašanje modela. OWASP opisuje takve indirektne prompt injection napade i preporučuje više kontrola, uključujući ograničene privilegije i ljudsko odobravanje osetljivih radnji. Samo uređivanje dokumenata ne uklanja ovaj rizik. Za početni projekat pretrage odvojeno odlučite da li asistent uopšte sme nešto da šalje ili menja.
Ko održava dokumenta posle uvođenja?
Za svaki izvor odredite ko odobrava izmenu i kako ona ulazi u kolekciju za pretragu. Promena originalne datoteke ne potvrđuje da je asistent već dobio novu verziju. Potrebni su zapis uspešnog osvežavanja, obrada greške i provera pitanja na koja izmena utiče. Povlačenje dokumenta i promena dozvola imaju svoj dogovoren rok.
Kada odgovori koriste podatke iz poslovnih programa, uskladite ovaj postupak sa njihovim načinom razmene. Vodič o povezivanju programa bez API-ja objašnjava provere kada se podaci prenose datotekama ili drugim podržanim putem. Korisniku treba pokazati koliko je izvor svež kada to utiče na odgovor.
Šta pripremiti za procenu AI projekta?
Pripremite opis jednog zadatka, anonimizovane primere izvora i pitanja sa očekivanim odgovorima. Navedite grupe korisnika, vlasnika sadržaja i način izmene dokumenata. U specifikaciju softvera unesite proveru izvora, postupak bez odgovora i kriterijume prihvatanja probne verzije.
Za procenu projekta AI asistenta pošaljite opis procesa i popis vrsta dokumenata. Početna procena može da krene od tog pregleda; način razmene poverljivih materijala dogovaramo pre njihovog slanja. Obim pripreme, pristupe i održavanje kolekcije uključujemo u dogovor o projektu.