Klijent vidi šta se od njega očekuje
Priprema dokumentacije za ISO sertifikaciju obuhvata zahteve koji se nalaze u različitim fazama. Neki dokumenti tek treba da se predaju, drugi čekaju pregled, a deo zahteva dopunu. Portal smo organizovali oko tih zadataka, tako da status ima jasno značenje i upućuje na sledeći korak.
Početni pregled izdvaja obaveze klijenta, dokumente na pregledu i završene stavke. Standardi imaju zasebne preglede, dok detalj zahteva sadrži objašnjenje dokumenta i informacije relevantne za njegov status. U demonstracionom prikazu vidi se i priprema za planiranu proveru.
Status dokumenta vodi kroz saradnju
Statusi razlikuju dokument koji nije predat, dokument na pregledu, zahtev za dopunu i odobrenu dokumentaciju. Posebno su prikazane stavke kojima ističe važenje ili koje nisu primenljive. Komentar uz dopunu objašnjava na šta klijent treba da obrati pažnju pri sledećoj predaji.
Konsultantski deo javnog demoa prikazuje pregled više izmišljenih klijenata i red dokumenata za proveru. Time se isti proces može pogledati iz obe uloge: klijent prati svoje obaveze, a konsultant vidi šta čeka njegov pregled.
Od zahteva za dopunu do nove predaje
Projektna odluka bila je da status dokumenta istovremeno kaže ko je na potezu. Klijent ne mora da otvara svaku stavku da bi pronašao posao koji ga čeka: pregled odvaja njegove obaveze od dokumentacije koju razmatra konsultant. Dopuna, obnova dokumenta i prva predaja ostaju različite radnje.
- Klijent otvara svoju obavezu. U demonstracionom pregledu zahtev za dopunu prikazuje razlog i komentar, na primer da nedostaje verzija ili datum dokumenta.
- Detalj objašnjava sledeću predaju. Na istom ekranu su opis dokumenta, pripadajući standard, status i raspoloživa istorija. Naziv radnje se menja prema tome da li se dokument prvi put predaje, dopunjava ili obnavlja.
- Dokument prelazi na pregled. U odvojenom delu sa prijavom nova dozvoljena predaja dobija status „na pregledu” i sledeći broj verzije. Raniji komentar se uklanja iz aktuelne predaje jer se odnosio na prethodni fajl.
- Konsultant vidi svoj red za rad. Demo konsultantskog pregleda objedinjuje dokumente koji čekaju proveru, uz pripadajućeg klijenta i standard. Odobrena stavka i stavka za dopunu imaju različit naredni korak.
Javni demo omogućava pregled ovih ekrana sa izmišljenim podacima. Njegova dugmad za predaju i obradu prikazuju obaveštenje o demonstraciji; preko njih se ne šalju stvarni dokumenti niti menjaju klijentski predmeti.
Odvojen pristup za predaju dokumenata
Uz demonstracioni interfejs razvijen je deo sa prijavom. Korisnički nalog dobija pregled zahteva koji mu pripadaju i mogućnost predaje odgovarajućeg dokumenta. Nova predaja menja status u „na pregledu”. Odobrene i neprimenljive stavke ne dopuštaju zamenu dokumenta kroz taj tok.
Predaja proverava dozvoljenu vrstu i veličinu fajla, a pristup dokumentima vezan je za nalog. Kreiranje naloga i konsultantska obrada organizovani su odvojeno. Javni demo nije otvorena administracija stvarnih klijenata niti mesto za slanje poslovne dokumentacije.
Šta proverava deo za predaju dokumenata?
Pravila su vezana za konkretan zahtev i prijavljeni nalog. Nije dovoljno samo sakriti dugme na ekranu: server proverava da li zahtev pripada tom klijentu i da li njegov status dozvoljava novu predaju.
- Pravo na predmet: predaja i preuzimanje traže dokument u evidenciji prijavljenog klijenta; nepoznat zahtev se odbija.
- Status pre slanja: za odobrenu ili neprimenljivu stavku predaja se odbija, umesto da novi fajl prepiše završenu stavku kroz isti obrazac.
- Sam fajl: proveravaju se veličina, dozvoljena ekstenzija i vrsta sadržaja. Tek prihvaćena predaja ažurira dokument, status i verziju.
To su ugrađene provere toka, a ne tvrdnja da je portal ili njegov korisnik ISO sertifikovan. Odobrenje dokumenta u portalu ne zamenjuje odluku nadležnog sertifikacionog tela.
B2B saradnja može da počne od dokumentacije
Ovaj projekat prikazuje B2B portal čiji je zadatak saradnja kroz zahteve i dokumenta. Prodavnica i korpa nisu potrebne kada poslovni proces čine predaja, pregled i dopuna. Izgled prati Certiwin vizuelni identitet, dok su nazivi i uputstva prilagođeni švedskom jeziku.
Prikazane kompanije, osobe i statusi u demou su izmišljeni. Za sličnu web aplikaciju najpre definišemo uloge, obavezne podatke i ko odlučuje o promeni statusa. Tek potom se dogovaraju obim pristupa, podrška i pravila rada sa dokumentima.