Gotov softver ili razvoj po meri birajte prema poslovima koje rešenje treba da podrži i ukupnom trošku korišćenja. Gotov proizvod ima smisla kada podržava neophodne zadatke uz prihvatljivo podešavanje. Razvoj po meri vredi razmotriti kada važna poslovna pravila stalno zahtevaju ručni rad, zaobilazne postupke ili funkcije koje dobavljač ne podržava.
Možete i da zadržite poslovni program koji dobro radi, a razvijete deo koji vam nedostaje. Pre odluke uporedite sve opcije na istom zadatku, sa istim podacima i očekivanim rezultatom.
Šta zapravo kupujete u svakoj opciji?
Gotov softver može biti pretplatni servis kojem pristupate kroz internet, odnosno SaaS, ali i program instaliran na vašoj infrastrukturi. Uvođenje gotovog proizvoda može zahtevati prenos podataka, podešavanje prava i obuku. Razvoj po meri može koristiti gotove biblioteke i usluge, uz poseban kod za vaš proces.
Na primer, Odoo dokumentacija opisuje više načina korišćenja i instalacije istog poslovnog sistema, uključujući online uslugu i samostalno postavljanje. Način hostovanja, obim prilagođavanja i održavanje zato proveravajte zasebno.
Pomerite tabelu levo ili desno da vidite sve kolone.
| Opcija | Kada je razmotriti | Šta ulazi u proveru |
|---|---|---|
| Gotov proizvod | Glavni tok rada već postoji i odgovara timu. | Paket, broj korisnika, ograničenja i trošak prelaska. |
| Gotov proizvod sa prilagođavanjem | Osnova odgovara, ali nedostaju polja, pravila ili izveštaji. | Granice podešavanja i ponašanje dorada posle nadogradnje. |
| Razvoj po meri | Proces ima zahteve koje dostupna rešenja teško pokrivaju. | Specifikacija, testiranje, održavanje i mogućnost preuzimanja projekta. |
| Kombinovano rešenje | Postojeći program dobro radi deo posla, a posebna aplikacija dopunjuje ostatak. | Razmena podataka, podela odgovornosti i trošak obe komponente. |
Kako proveriti gotov softver pre kupovine?
Od dobavljača tražite da u proizvodu pokaže kako se završava vaš zadatak. Izaberite slučaj koji se često ponavlja i jedan izuzetak koji timu pravi problem. Dodajte uzorak podataka bez ličnih i poverljivih informacija.
- Zapišite početak i kraj zadatka. Na primer, ko otvara servisni nalog i šta mora da postoji kada se on zatvori.
- Prođite rad svih uključenih uloga. Zabeležite gde neko prepisuje podatke u drugi program ili mora da traži pomoć administratora.
- Proverite ispravku greške, vraćanje zahteva na dopunu i promenu odgovorne osobe. Tako ćete pre kupovine videti i ograničenja proizvoda.
- Izvezite rezultat i proverite da li sadrži potrebna polja, priloge i veze sa drugim zapisima.
- Za svako nepokriveno pravilo tražite odgovor: podešavanje, dorada, spoljna integracija ili ograničenje koje ostaje.
Ako je problem uglavnom organizacija prodaje i klijenata, u izbor uključite CRM i ERP rešenja. Ako još procenjujete da li uopšte treba napustiti tabele, počnite od vodiča Excel ili softver po meri.
Kako uporediti trošak za isti period?
Početna ponuda za razvoj i mesečna pretplata ne mogu neposredno da se porede. Izaberite isti period procene, na primer tri godine, i isti broj korisnika. U obe varijante uključite uvođenje, prenos podataka, obuku i rad zaposlenih koji će proveravati sistem.
Kod pretplate proverite cenu za planirani broj korisnika, dodatne module, prostor i naknade za povezivanje. Kod razvoja dodajte hosting, podršku, bezbednosne nadogradnje i očekivane dorade. Za kombinovano rešenje saberite obe strane, uključujući održavanje integracije.
Proverite i da li paket dopušta planirano povezivanje. Odoo dokumentacija za spoljni API navodi pristup u pretplatnom paketu Custom, dok ga paketi One App Free i Standard nemaju. Potvrdite uslove konkretnog paketa pre nego što procenu zasnujete na razmeni podataka.
Prilagođavanje gotovog proizvoda takođe nosi budući posao. Odoo smernice za nadogradnju navode da prilagođeni moduli moraju biti usklađeni sa ciljnom verzijom pre nadogradnje baze. Zato u ponudi proverite ko održava dorade i kako se taj rad obračunava.
Trošak sadašnjeg ručnog rada procenite odvojeno. Izmerite vreme na ponavljajućim zadacima, pa proverite koji deo zaista nestaje u probnom radu. Uporedite tu izmerenu razliku sa troškom novog sistema.
Hipotetički primer: servisna firma koja već koristi ERP
Firma u ovom primeru ima ERP za fakture i zalihe, ali terenski radnici šalju nalaze i fotografije porukama. Rukovodilac ih prepisuje u evidenciju i naknadno proverava da li je kupac prihvatio završeni rad. Ovo je izmišljen scenario za poređenje opcija.
Prvi kandidat može biti postojeći servisni modul ERP-a. Treba proveriti da li radniku odgovara na telefonu i da li podržava potreban pregled nalaza. Ako pokriva zadatak, njegovo uvođenje može imati smisla bez novog razvoja.
Ako nedostaju važna pravila, druga opcija je posebna terenska aplikacija povezana sa ERP-om. ERP zadržava fakturisanje, dok aplikacija vodi naloge i terenske zapise. Za povezivanje sistema dogovaraju se izvor svakog podatka, dozvoljeni pristupi i postupak kada prenos ne uspe. Tek ako postojeća osnova ne odgovara ni ostalim poslovima, razmatra se njena zamena.
Kako konkretni projekti pomažu pri proceni?
U projektu Livsmedelsstädarna interna kontrola prati odeljenja, mašine i kontrolne tačke, sa ponovnim pregledom nalaza. Portal kupca je odvojena celina za pregled evidencije i saradnju. Pri proceni gotovog proizvoda proverili bismo i ponovni pregled iste kontrolne tačke, uz sačuvan prvobitni nalaz. Prikazani ekrani koriste demonstracione podatke.
Azur Travel pokazuje drugačiji obim: javni katalog aranžmana povezan je sa administracijom za ponude, hotele i destinacije. Javni demo koristi demonstracione ponude; slanje upita je isključeno i ne prima stvarne rezervacije. Pri izboru sistema za konkretnu agenciju tek treba dogovoriti stvarne podatke i tok obrade upita.
Ko upravlja podacima i održava sistem?
Pre ugovaranja tražite pisano objašnjenje izvoza podataka, pristupa administraciji i postupka pri promeni dobavljača. Kod razvoja po meri razjasnite pristup izvornom kodu, dokumentaciji i infrastrukturi. Uslove korišćenja i predaje dogovorite za konkretan projekat.
U oba modela odredite kome se prijavljuje problem, šta podrška pokriva i ko proverava rezervne kopije. Ako projekat sadrži više programa, dogovorite ko istražuje kvar na njihovoj vezi, da tim ne bi čekao da dobavljači međusobno prebacuju zahtev.
Česta pitanja o izboru poslovnog softvera
Može li se početi gotovim softverom, pa kasnije preći na sopstveno rešenje?
Može. Pre izbora proverite format izvoza, pristup prilozima i način povezivanja zapisa. Probni prenos manjeg uzorka pokazuje šta će buduća migracija zahtevati.
Da li je manji broj zaposlenih razlog da se odustane od razvoja?
Broj zaposlenih sam po sebi nije dovoljan kriterijum. Važni su učestalost zadatka, složenost pravila i trošak problema. Za povremen jednostavan posao razvoj može biti preveliko ulaganje.
Kako smanjiti rizik prve verzije?
Ograničite je na jedan ceo proces koji korisnik može da završi. Unapred dogovorite kriterijume prihvatanja, probni rad i postupak ako prenos podataka ili ključna funkcija ne rade kako je predviđeno.
Za procenu razvoja softvera po meri pošaljite opis jednog procesa i programa koje već koristite, bez poverljivih podataka. Kroz besplatnu procenu projekta možemo razmotriti šta vredi zadržati, šta povezati i koji deo zahteva razvoj.