Uvođenje B2B portala može da počne sa manjom grupom partnera, dok ostali nastavljaju da poručuju mejlom. Za taj prelaz odredite jedno mesto gde prodaja potvrđuje porudžbine, osobu koja proverava duplikate i pravilo po kome se mejl vezuje za već primljenu narudžbinu. Pre uključivanja novih kupaca proverite ceo put do obrade u magacinu.
Ako partner posle slanja kroz portal pošalje i poruku „za svaki slučaj”, prodaja mora da prepozna da li je to ista porudžbina, dopuna ili nova nabavka. Taj dogovor treba da postoji već u prvoj verziji B2B portala.
Sa kojim partnerima početi pilot?
Izaberite mali broj partnera čije porudžbine vaš tim može pojedinačno da isprati. Uključite različite načine rada: kupca koji ponavlja isti spisak artikala i kupca sa više poslovnica ili osobom koja odobrava nabavku. Izbor prilagodite vašim stvarnim kupcima i prvoj funkciji koju uvodite.
Za svakog partnera zapišite poslovnicu, korisnike, cenovnik i dozvoljene radnje. Proverite i kome se javlja kada mu treba pomoć. Osoba koja obično poručuje treba da prođe zadatak na svom uređaju; demonstracija koju vodi prodavac može da sakrije mesta na kojima kupac zapinje.
Pre pilota prođite isti zadatak sa označenom test firmom i probnim podacima, uz dogovor sa prodajom i magacinom. Zvanično Shopify uputstvo za B2B testiranje, na primer, traži test firmu, katalog i ovlašćenog kupca, pa proveru prikazanih cena i uslova. Konkretan postupak zavisi od platforme i podešavanja vašeg portala.
Gde se vodi konačna evidencija porudžbina?
Odredite jedan sistem ili kontrolisanu evidenciju iz koje magacin dobija nalog za obradu. To može biti postojeći ERP ili druga dogovorena aplikacija. Ako integracija još nije spremna, prodaja može privremeno da unosi prihvaćene zahteve ručno, uz vezu ka njihovom izvornom zapisu. Taj korak mora da ima odgovornu osobu i pregled onoga što još čeka unos.
Portal i zajedničko poštansko sanduče ostaju kanali prijema. Svaka potvrđena porudžbina dobija jednu internu oznaku. Uz nju sačuvajte broj koji koristi kupac, ako ga ima, kao i poreklo zahteva. Za povezivanje kupčevog broja uzmite u obzir firmu, poslovnicu i pravilo numeracije; različiti partneri mogu koristiti isti broj.
Razlikujte prijem zahteva, potvrdu prodaje i rezervaciju robe. Poruka „Zahtev je primljen” treba da objasni da li cena, dostupnost ili rok tek čekaju proveru. Koji sistem rezerviše robu i kada to radi razradite u okviru povezivanja sa lagerom i poslovnim softverom.
Kako obraditi isti zahtev iz mejla i portala?
U potvrdi prijema prikažite referencu zahteva i zamolite kupca da je navede pri dopuni. Prodavac koji pregleda mejl prvo traži tu referencu. Kada je nema, proverava kupca, poslovnicu, artikle, količine i željenu isporuku. Sličnost je razlog za proveru sa kupcem, jer isti kupac može namerno poručiti istu robu dva puta.
Primer ispod je izmišljen i prikazuje predlog postupka. Ne opisuje rezultat izvedenog klijentskog testa niti funkcije nekog našeg projekta. Interna oznaka N-1042 i reference kupca služe samo za ovaj primer.
Pomerite tabelu levo ili desno da vidite sve kolone.
| Šta stiže | Šta proverava prodaja | Šta se evidentira |
|---|---|---|
| Zahtev iz portala, kupčeva referenca PO-27 | Firma A, poslovnica Centar, artikli i uslovi. | Jedan zahtev sa internom oznakom N-1042, koji čeka odluku prodaje. |
| Mejl „Šaljem i ovde PO-27, isto kao kroz portal” | Veza sa N-1042 i potvrda da kupac ne traži novu nabavku. | Poruka priložena istom zahtevu, bez novog naloga magacinu. |
| Kupac mejlom menja količinu | Da li je roba već rezervisana ili obrada počela i ko sme da odobri izmenu. | Izmena istog zahteva uz trag prethodne vrednosti i odgovor kupcu. |
| Isti kupac šalje iste artikle za drugu isporuku | Da li kupac potvrđuje da je ovo posebna porudžbina. | Nova interna oznaka, uz zasebnu obradu kada je nova narudžbina potvrđena. |
Portal može biti napravljen tako da ponovljeno slanje istog tehničkog zahteva prepozna po istoj oznaci i vrati postojeći rezultat. To se dogovara i proverava tokom razvoja. Poseban mejl nema nužno tu oznaku, pa prepoznavanje dvostruke namere kupca zahteva dodatno pravilo ili ručnu proveru. Plan API integracije treba da obuhvati i ponovljen prenos u poslovni program.
Šta ako cena ili odobrenje još nisu konačni?
Zapišite koji cenovnik važi za poslovnicu i kako se postupa sa zahtevom koji je poslat pre promene cene. Kupac treba da vidi koju je verziju ponude odobrio i ko potvrđuje konačne uslove. Ako je potrebna dopuna, sačuvajte vezu između prvobitnog zahteva i dogovorene izmene.
Odobravanje nabavke u firmi kupca može biti poseban korak. Adobe Commerce dokumentacija opisuje tokove u kojima korisnik prvo podnosi zahtev, a porudžbina nastaje nakon potrebnih odobrenja i daljih koraka. Tačan tok zavisi od uloga i načina plaćanja. U vašem portalu treba jasno imenovati svako stanje i sledeću odgovornu osobu.
Šta proveriti pre uključivanja sledeće grupe partnera?
Pripremite scenarije i očekivani rezultat pre početka provere. Beležite šta je stvarno izvedeno, u kom okruženju i ko je potvrdio prijem. Sledeći spisak je predlog za proveru; ne predstavlja dokaz da su testovi već obavljeni na vašem rešenju.
- Kupac šalje zahtev sa svog telefona, dobija referencu i vidi kome može da pošalje dopunu.
- Prodaja povezuje mejl sa postojećim zahtevom i magacin dobija samo jedan odobren nalog za tu narudžbinu.
- Prekid veze i ponovljeno slanje iste radnje ne prave dodatni zapis; stvarna nova porudžbina ostaje moguća.
- Izmena količine i otkazivanje stižu do osobe koja vodi obradu, uz dogovor o već rezervisanoj ili pripremljenoj robi.
- Kupac iz jedne firme ne može da pristupi porudžbini ili dokumentima druge firme, ni preko direktnog linka.
- Kada prenos u poslovni program ne uspe, zahtev ostaje vidljiv za proveru i postoji kontrolisan način nastavka.
Ako potvrde prijema nisu jasne, prava pristupa ne rade ili postoji neobjašnjena razlika u porudžbinama, zaustavite širenje pilota dok ne utvrdite uzrok. Pri privremenom povratku na mejl sačuvajte otvorene reference i uporedite evidencije pre ponovnog uključivanja portala. Povratak na stari kanal ne treba da ponovo pokrene već prihvaćene naloge.
Kako znati da li je pilot olakšao posao?
Pre uvođenja pregledajte nekoliko uporedivih porudžbina iz mejla. Zabeležite vreme aktivnog rada prodaje, broj dopuna i ručnih prepisa. Vreme čekanja kupca ili odobrenja vodite odvojeno od vremena koje zaposleni provodi obrađujući zahtev.
U pilotu pratite iste podatke, pomoć potrebnu partneru i neslaganja između portala i konačne evidencije. Navedite koliko porudžbina posmatrate i koje vrste uključujete. Ponavljanje poznate nabavke i prvi složen zahtev traže različit rad, pa ih treba porediti zasebno.
Odluku o sledećoj grupi zasnujte na završenim zadacima i otvorenim greškama. Posete portalu i broj prijavljenih naloga mogu da pokažu korišćenje; za procenu obrade potrebni su podaci o stvarnim porudžbinama.
Šta pripremiti za plan uvođenja portala?
Pripremite anonimizovan primer porudžbine iz mejla, spisak koraka koje prodaja danas radi i opis programa u kome se završava obrada. Dodajte pravila za cene, odobravanje i izmenu već prihvaćene porudžbine. Ako tek birate vrstu rešenja, prvo pogledajte razlike između B2B portala i online prodavnice.
Za procenu izrade B2B portala možete poslati opis jednog procesa i prve grupe partnera. Na toj osnovi razrađujemo obim prve verzije, odgovornosti u paralelnoj obradi i provere potrebne pre širenja.