B2B portal za firmu je prostor na internetu u kojem poslovni partneri, nakon prijave, mogu da naručuju robu, razmenjuju dokumentaciju i prate svoje zahteve. Firma određuje šta je dostupno svakom partneru i ko obrađuje njegove zahteve. Najviše smisla ima kada se isti poslovi stalno ponavljaju, a zaposleni mnogo vremena provode tražeći podatke po mejlovima i tabelama. Koristan portal povezuje te zadatke u jasan proces, od prvog zahteva do odgovora.
Koji posao partner treba da završi kroz portal?
Počnite od onoga što partner danas radi. Da li telefonom proverava cenu? Šalje spisak artikala u tabeli? Traži poslednju verziju dokumenta ili zove da pita dokle je stigao njegov zahtev? Ti zadaci su bolja osnova za planiranje od spiska funkcija koje portal može da ima.
Za veleprodajnu firmu prioritet može biti ponavljanje redovnih porudžbina. Za firmu koja sarađuje sa instalaterima ili distributerima to može biti prijava zahteva i razmena tehničke dokumentacije. Jedan portal može obuhvatiti oba procesa, ali svaki treba zasebno opisati: ko ga pokreće, koji podaci su potrebni i ko potvrđuje da je posao završen.
Ako partneri retko šalju jednostavne upite, postojeći sajt i dobro organizovana obrada poruka mogu biti dovoljni. B2B portal vredi razmotriti kada pristup podacima i ponovljeni zadaci opravdavaju njegovo uvođenje.
Kako izgleda poručivanje preko B2B portala?
Zamislimo distributera rezervnih delova čiji poslovni kupci imaju različite cenovnike i više prodajnih mesta. Ovo je hipotetički primer kojim prikazujemo tok rada, a ne rezultat konkretnog klijenta.
- Kupac bira poslovnicu. Zaposleni se prijavljuje i vidi katalog i uslove koji važe za mesto za koje naručuje.
- Priprema porudžbinu. Pronalazi artikle po šifri ili ponavlja raniju nabavku, uz prikaz aktuelnih cena i dostupnosti.
- Dobija potrebno odobrenje. Ako firma to zahteva, odgovorna osoba pregleda porudžbinu pre slanja dobavljaču.
- Prati obradu. Dobavljač potvrđuje šta može da isporuči, a kupac vidi dogovoreni status i eventualne izmene.
Slanje porudžbine ne znači da je dobavljač potvrdio isporuku. Ako artikla nema, kupac treba da zna da li može da prihvati zamenu, sačeka nabavku ili izmeni količinu. Te odluke se dogovaraju prema načinu rada firme.
Model sa posebnom ponudom po poslovnici postoji i u gotovim rešenjima. Na primer, Shopify dokumentacija za B2B kompanije opisuje povezivanje lokacije kupca sa cenama, uslovima plaćanja i kontaktima. Pri izboru platforme treba proveriti koje od potrebnih funkcija zaista podržava.
Može li B2B portal služiti za saradnju bez prodaje?
Može. Portal za poslovne partnere može da služi za zahteve, dokumenta i odobravanja, bez kataloga i korpe.
U drugom hipotetičkom primeru, firma sarađuje sa servisnim partnerima koji prijavljuju probleme na opremi. Partner otvara zahtev, navodi serijski broj i prilaže fotografiju. Odgovorna osoba pregleda podatke, traži dopunu kada je potrebna i beleži odgovor uz isti predmet.
Partner tako može da vidi šta nedostaje i koji je sledeći korak. Zaposleni u firmi vidi kome je zahtev dodeljen i šta je već dogovoreno. Za ovakav proces važniji su jasni statusi, odgovornosti i važeća dokumentacija nego funkcije online prodavnice.
Ko može da vidi podatke i odobrava zahteve?
Pristup partnerske firme i ovlašćenja pojedinca treba definisati odvojeno. Kupac treba da vidi podatke svoje firme, dok zaposleni unutar te firme mogu imati različite zadatke. Sledeća tabela prikazuje jedan mogući raspored uloga.
Pomerite tabelu levo ili desno da vidite sve kolone.
| Uloga | Zadatak | Granica pristupa |
|---|---|---|
| Naručilac | Priprema porudžbinu i prati obradu. | Artikli, uslovi i porudžbine dodeljene poslovnice. |
| Osoba koja odobrava | Pregleda i odobrava zahtev za nabavku. | Poslovnice i iznosi za koje ima ovlašćenje. |
| Servisni partner | Podnosi zahtev i dopunjava dokumentaciju. | Predmeti i dokumenta koja su mu dodeljena. |
| Operater firme | Obrađuje zahteve i ažurira status. | Podaci potrebni za njegov posao, prema dogovorenoj ulozi. |
Prijava na portal sama po sebi ne rešava sva prava pristupa. Microsoft smernice za bezbednost Power Pages portala razlikuju pristup stranicama, podacima i API-ju i naglašavaju da skrivanje stranice iz navigacije ne štiti njene podatke. U konkretnom rešenju treba proveriti pristup tuđim dokumentima i porudžbinama, kao i ukidanje pristupa zaposlenom koji je napustio firmu.
Šta treba urediti pre povezivanja sa poslovnim softverom?
Pre razvoja zapišite gde se trenutno vode partneri, cenovnici, artikli i dokumentacija. Za svaki podatak odredite koji sistem je glavni i ko sme da ga menja. Ako se cena menja u ERP-u, treba dogovoriti kada portal preuzima novu vrednost i šta se događa sa porudžbinom koja je već u obradi.
Povezivanje sa postojećim sistemima planira se prema njihovim mogućnostima. Dostupan API, format podataka i prava pristupa utiču na to šta se može automatizovati. Kroz API integracije razrađuje se i postupak kada prenos ne uspe: ko dobija obaveštenje, kako se zahtev ponavlja i kako se sprečava dupla obrada.
Za prodajni deo projekta posebno su važni cena, raspoloživa količina i rezervacija robe. To smo detaljnije obradili u vodiču o povezivanju online prodavnice sa lagerom i poslovnim softverom.
Kako uvesti portal i proveriti da li olakšava posao?
Prvu verziju možete proveriti sa manjom grupom partnera koji predstavljaju različite načine rada. Neka svaki od njih prođe ceo zadatak, uključujući situaciju kada nešto treba dopuniti ili promeniti. Uspešna prijava i lep početni ekran nisu dovoljna provera.
Pre uvođenja zabeležite koliko traje obrada tipične porudžbine ili zahteva i koliko je dodatnih poziva ili poruka potrebno za obradu. Nakon probnog perioda uporedite slične zadatke i proverite:
- da li partner može samostalno da završi posao;
- gde zaposleni i dalje ručno prepisuju podatke;
- da li se jasno vidi ko treba sledeći da reaguje;
- koliko zahteva traži dopunu zbog nedostajućih podataka;
- kakvu pomoć partneri najčešće traže.
Ovakvo praćenje pokazuje šta treba popraviti pre uključivanja ostalih partnera. Dobitak zavisi od procesa, kvaliteta podataka i korišćenja portala; procenat uštede treba zasnivati na merenju konkretnog poslovanja.
Šta pripremiti za izradu B2B portala?
Za prvi razgovor pripremite primer jedne tipične porudžbine ili zahteva, bez poverljivih podataka. Dodajte spisak učesnika, potrebna odobrenja i nekoliko izuzetaka koji se redovno događaju. Korisno je znati i koje programe koristite, ko održava podatke i ko će pomagati partnerima kada portal počne da radi.
U DesignJust4You najpre razrađujemo takav tok rada, a zatim dogovaramo funkcije i obim prve verzije. Na stranici izrada B2B portala možete pogledati šta obuhvata razvoj za veleprodaju i partnersku saradnju. Opišite nam zadatak koji želite da olakšate kako bismo procenili rešenje prema potrebama vaše firme.